Статусы заказа: новый, в резерве, оплачен, отправлен, отменён

Статус заказа — короткое имя этапа между «клиент спросил» и «деньги и товар закрыты». Без общих статусов один думает, что платье продано, другой обещает его в чате, а курьер не получает список сборки.

Практичный стартовый набор

Магазины придумывают много названий. Эти пять покрывают большинство дней чат-торговли:

Новый — заявка зафиксирована; товар может быть ещё не удержан
В резерве — единицы под этот заказ; не свободны для других
Оплачен — деньги получены (или подтверждены); можно собирать / отправлять / отдавать
Отправлен (или Выдан) — товар ушёл из вашей ответственности к клиенту
Отменён — заказ остановлен; резерв должен вернуться в свободный остаток

Кто-то добавляет Ждём оплату, Сборка, Возврат. Нормально — если у каждого статуса ясный смысл для склада и денег.

Что статус значит для склада

Новый — обычно без резерва (или короткий холд со сроком)
В резерве / Оплачен — свободный остаток вниз; учётный ещё ваш до отгрузки
Отправлен — учётный вниз (продажа проведена)
Отменён — снять резерв; если уже списали продажу — аккуратно сторнировать

Что статус значит для денег

Новый / В резерве — не оплачен или частично согласован
Оплачен — деньги на месте; возвраты — отдельный путь
Отправлен — выручка по вашей учётной привычке (иногда по оплате, иногда по выдаче)
Отменён — выручки нет; возврат, если была предоплата

Почему вредны размытые статусы

«В работе» ничего не говорит полке. Лучше статусы, которые отвечают: удерживаем? оплачено? ушло? мертво?

Привычки

Одна доска (или список) для всех — не три чата.
Срок резерва для неоплаченных холдов.
Отмена в тот же день освобождает склад.
Не ставить «Отправлен», пока не собрали и не передали.

Необязательный следующий шаг

Сначала пять слов на стикере. Инструменты с доской заказов делают те же статусы видимыми всей команде — например заказы в datalizeCRM, — но общий язык уже снимает половину споров про оверселл.